Executive Assistant

Är du en mästare på att prioritera, strukturera och hålla en tydlig riktning i arbetet? Har du förmågan att styra upp både dig själv och andra och kan hantera många arbetsuppgifter samtidigt? Vill du jobba på en arbetsplats där vi genuint bryr oss om varandra? Då ska du söka tjänsten som Executive Assistant på AJ Produkter.

Vi på AJ Produkter är proffs på att utforma arbetsmiljöer där människor mår bra. Med fokus på innovation, egendesignade produktserier och två egna fabriker skapar vi smarta lösningar för arbetsplatsen i tiden. Och med verksamhet i 19 europeiska länder, ca 900 anställda och en omsättning på drygt 2.5 mdkr, bidrar vi årligen till att förbättra arbetsmiljön på 330 000 arbetsplatser Europa runt. Sortimentet består av möbler, inredningslösningar och utrustning för materialhantering. Totalt mer än 15 000 produkter för kontor, skola, lager och industri – allt lättillgängligt via katalog, e-handel, kundanpassade projekt eller ett samtal till någon av våra säljare.

Om tjänsten

Som Executive Assistant kommer du att vara våra vice Vd:ars och på sikt även vår VD:s förlängda arm. Ja, vi har inte bara en utan tre Vd:ar som styr skutan tillsammans med medarbetarna på AJ Produkter. Du har en viktig uppgift att stötta våra Vd:ar i en hel del administrativa uppgifter där du koordinerar, planerar och prioriterar det dagliga och långsiktiga arbetet. Du ser helt enkelt till att förenkla vardagen och agera gatekeeper. Rollen är bred och komplex och du behöver i ett första skede lära känna organisationen för att förstå hur allt fungerar.

I dina arbetsuppgifter ingår bland annat:

• Kalenderplanering där du ser till att prioritera bland aktiviteter och utforma ett dagligt schema utifrån en aktiv kalender där saker och ting kan förändras hastigt.
• Mejlhantering där du förbereder och sammanställer mailsvar och kommunicerar på uppdrag av våra Vd:ar.
• Mötesbokning inkl. lunchbokningar. Du förbereder rapporter och agendor inför möten och ser till att våra Vd:ar har rätt underlag inför mötet.
• Du protokollför under möten och sammanställer informationen på ett korrekt och tydligt sätt.
• Driva och övervaka projekt där VD antingen är projektägare eller projektdeltagare så att projekten följer projektplanen.
• Planera, boka samt koordinera resor, hotell och flyg.

Du kommer även följa med på en del resor tillsammans med vice VD till bland annat våra dotterbolag och fabriker så du behöver kunna ha möjlighet att resa ca10-20 dagar per år.

Om dig

Du är en stjärna på att koordinera och planera stora som små händelser och vi ser gärna att du har erfarenhet inom projektledning. Powerpointkunskaper är en viktig del i rollen då du kommer vara behjälplig med att göra en hel del presentationer. Du är serviceminded, har ett högt driv och är van vid att hantera snabba och komplexa förändringar och hittar allt som oftast den perfekta lösningen på de utmaningar du ställs inför. Vi ser gärna att du har en business bakgrund så att du har förståelse för hur företaget kan utvecklas framåt och nå våra mål. Har du tidigare arbetat som Executive Assistant så är det klart meriterande.

Som person är du lojal, noggrann och pålitlig med hög integritet. Du är en strukturerad och proaktiv person som har öga för detaljer och passion för administration. Du kommunicerar obehindrat på svenska och engelska i både tal och skrift och är bra på att uppfatta vad som sägs mellan raderna. Du är prestigelös och kan samarbeta med människor på alla nivåer och har mod att säga ifrån när det behövs och kan skilja på sak och person.
Vi erbjuder en hälsoinriktad arbetsplats med goda träningsmöjligheter, allt för att du ska må bra på jobbet.

Information

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid med start omgående eller enligt överenskommelse. 

AJ är en härlig arbetsplats där människor trivs, har roligt och utvecklas tillsammans. Vi är genuina och har fötterna på jorden och vi är övertygade om att du som är prestigelös och nyfiken kommer hitta hem hos oss. Läs mer på vår karriärsida https://karriar.ajprodukter.se/  om vad vi erbjuder dig som medarbetare.

För frågor om tjänsten:
Rekryterande chef: Vice VD Enock Johansson, +46 35 180 501, enock.johansson@ajprodukter.se

Frågor om processen:
Kontakta ansvarig rekryterare

Urval sker under vecka 40

Vi tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringssystem!

Vi ser framemot din ansökan!